E-Mail gehört heute zur geschäftlichen Kommunikation und das Gesetz fordert eine 10 jährige revisionssichere Archivierung.
Die wichtigsten Bestimmungen zu Geschäftsbriefen inkl. E-Mails
Handelsgesetzbuch (HGB): §§ 238, 239, 257
Abgabenordnung (AO): §§ 140 bis 148
Umsatzsteuergesetz (UStG): § 14
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Die tägliche Sicherung bzw. Archivierung von E-Mails ist somit für jede Firma Pflicht, ausgenommen Kleingewerbetreibende
Werden E-Mail-Konten mit Outlook, Thunderbird, MacMail usw. per IMAP-Protokoll abgeholt,
dann werden die E-Mails nur mit diesem PC synchronisiert, gespeichert sind die Mails jedoch nur beim Provider und nicht lokal.
E-Mails müssen jedoch auch lokal gespeichert bzw. archiviert werden, dazu können Sie in Ihrem Mail-Client die Ordner
Posteingang und gesendete Mails einfach auf einen Lokalen Ordner per Copy & Paste z.B. auf Mails2016 kopieren oder
Sie nutzen ein Programm wie z.B. Mailstore welches dir Archivierung vornimmt.
Damit Ihre E-Mails bei einem Providerwechsel nicht verloren gehen, müssen vor dem Umzug ALLE Ihre E-Mails gesichert bzw. archiviert werden.
Die E-Mail-Signatur muss die geschäftlichen Mindestinformationen enthalten.
